Kommunikasjon ER en treningssak! 

Temaer under:
Kommunikasjonsprosessen
Retorikk

I praksis er kommunikasjonsprosess mer en toveisprosess enn en enveisprosess, hvor det foregår gjensidige tilbakemeldinger og gjensidige tolkninger sosialt.

Innkoding

Innkoding handler om hva en person har til hensikt å formidle til en annen person. Det kan være en idé eller tanke en har om for eksempel organisasjonens produkter. Dernest velger senderen en kanal han ønsker å sende budskapet igjennom og velger om det skal foregå skriftlig eller muntlig. Det er avsenderen som har ansvaret for å bidra med nok informasjon slik at mottaker kan forstå budskapet.

Kommunikasjonskanalen

Dette er den konkrete formidlingsveien for budskapet. Samme hvilken formidlingsvei en bruker vil målet som regel være å sende det innkodede budskapet så nøyaktig så mulig til den som skal motta det. Men slik er det ikke alltid.

Avkoding

Avkoding er mottakeres måte å oppfatte budskapet til sin egen forståelse. I denne prosessen vil det være fare for feiloppfatning av senderens mening. Avkodingsprosessen består av flere delprosesser:

1. mottaker må forstå både skriftlige og muntlige ord.
2. mottaker må forstå ulike holdepunkter som smil, blikk, gestikulering. (Se lenk under om Nonverbal kommunikasjon/kroppsspråk/blikk/tonefall osv.)
3. Man skal lese både det som er på og det som er ”mellom linjene”.

Tilbakemelding

Tilbakemelding er viktig i en toveisprosess. Her kan mottaker overføre et nytt budskap til den opprinnelige senderen. Denne prosessen gjør det mulig for den opprinnelige senderen til å korrigere feiloppfatning. Budskapet sendes frem og tilbake til en får en felles forståelse om hva det dreier seg om.

Støy

I en kommunikasjonsprosess kan det være ulike forhold som kan være med på å forstyrre formidlingen av budskapet. Dette kalles for støy. Det kan være støy/bråk i bokstavelig forstand eller det kan være språkforskjeller(Ordforråd/fremmedord/fagord/dialektforskjeller osv.), svikt i konsentrasjonsevne, at flere personer snakker samtidig eller at en er stresset.

Verbal og nonverbal kommunikasjon

Generelt er det vanlig å skille mellom verbal og nonverbal kommunikasjon, de har sine ulike fortrinn og svakheter:

Verbal kommunikasjon er det skrevne og det muntlige ordet. I organisasjoner og i privatlivet er vi avhengig av språklige uttrykksformer. Språket er et sentralt element ved menneskelig natur og atferd. I den verbale kommunikasjonen kan vi skille mellom toveis og enveiskommunikasjon. Toveis kommunikasjon kan være en god måte å overføre et budskap på, spesielt i tvetydige saker av ikke rutinemessig karakter. Situasjonen er personlig, den frembringer mye informasjon og gir mulighet for rask tilbakemelding mellom partene. En kan også være personlig dersom det er ønskelig eller påkrevd.

Skriftlig kommunikasjonsmateriell anses for å være en god informasjonskanal selv om toveiskommunikasjon kan være en mer nøyaktig og foretrukken form. En enveiskommunikasjon kan passe best ved rutinemessige karakter og til en større gruppe mottakere.Enveiskommunikasjon kan også være svært effektiv med hensyn til at de når fram til mange på en og samme tid. (Forelesninger f.eks.)

Talespråket vårt kan være dårlig egnet til å kommunisere viktige sider ved oss menneskeer, for eksempel følelser. Nonverbale tegn kan være mye mer effektive som ved formidling av følelser. Slike nonverbale tegn er i større grad  bærere av budskapets emosjonelle innhold. Nonverbal atferd kan enten klargjøre eller forstyrre meningen i den verbale kommunikasjonen. Samtidig som en får mer informasjon, som er positivt i seg selv, for en også større inforasjonsmengde som skal tolkes. Dette kan komplisere prosessen.

Bourgoon klassifiserer den nonverbale kommunikasjonen som vi delvis kan manipulere og dermed bruke med overlegg i følgende kategorier:

1. Kroppsbevegelser, gester, ansiktsuttrykk (inkl.blikk) og kroppsholdning.
2. Paraspråk   som trykk på enkelte ord, toneleie, volum, tempo og pauser.
3. Fysisk utseende, klær, hår, sminke.
4. Berøring
5. Romforhold, fysisk tilstand.
6. Tidsbruk som punktlighet, ventetid og samværstid.
7. Symbolske ting som formidler budskap. 

De viktigste funksjonene til nonverbal kommunikasjon er:

• Å erstatte verbal tale i situasjoner hvor vi for eksempel ikke tør eller kan si hva vi mener direkte.
• Å være et positivt komplement og støtte til verbal tale for eksempel smile når vi roser.
• Å utrykke konflikt med verbale tale igjennom dobbeltbudskap, for eksempel si noe annet enn man kroppslig utrykker.
• Å regulere verbal tale, for eksempel signaler ved turtaking
• Å definere viktige sosiale forhold mellom deltakere, for eksempel status, makt og nærhet via selvprestasjon og reaksjon på andre.

Det verbale språket og nonverbal kommunikasjon utvikler seg parallelt. De er separate kommunikasjonsformer men er også innvevd i hverandre.
Mestring av non- verbal kommunikasjon er like viktig for kommunikativ kompetanse som mestring av det verbale språket. Mange aspekter av det non verbale har en universell gyldighet og ofte vil disse nonverbale signalene overstyrer verbale tegn.

Retorikk

”Allerede de gamle grekerne ...” er en vanlig og litt fleipete innledning i mange taler, og for oss er det en riktig, relevant og god begynnelse.

I Athen satt blant annet Sokrates, Platon og Aristoteles og vurderte ulike talere, deres teknikker, spesialiteter og resultater. Noen var dyktigere enn andre, og noen fikk oftere aksept for sin sak enn andre.

Aristoteles ville kartlegge hva som kjennetegnet de ulike personene, og hvilke ferdigheter som var viktigere enn andre. Han kom frem til at retorikken var basert på visse grunnsteiner. I moderne tid er dette blitt utviklet til å omfatte sju deler.

Kort fortalt er de følgende sju delene fundamentet for retorikk, og det er lite som egentlig er endret fra Aristoteles tid og frem til vår tid.

1. Analysere. Her setter vi oss inn i situasjonen. Hvilken stilling har vi hos målgruppen, hvem snakker vi til, hvilke behov, ønsker, drømmer, problemer, trusler osv. har de vi skal snakke til? I denne delen formulerer vi også budskapet (tesen) vår.
2. Argumentere. Vi setter nå sammen argumentene og bruker en kombinasjon av logos-, ethos- og pathos-argumenter. Logos er det rasjonelle. Ethos bruker vi for å bygge troverdighet til og rundt oss selv, for deretter å skape følelser hos mottakeren gjennom pathos-argumentasjonen.
3. Disponere. Vi skal skape den røde tråden både for mottakerne og for selve innholdet. Det må være enkelt å følge med i presentasjonen, og det er viktig at de ulike delene underbygger hverandre.
4. Formulere. Vi vil gjerne at det vi sier skal huskes, ja kanskje til å med være vanskelig å glemme - hvis vi formulerer det godt. Vi skal nå smykke selve presentasjonen, og det er noe helt annet enn å smykke oss selv med vanskelige ord og uttrykk.
5. Memorere. Vi har i dag ikke de samme kravene til å huske alt slik de hadde det i Athen og i Roma for nesten 2500 år siden. Likevel er det viktig at vi har eierskap til presentasjonen. Øvelse gjør mester og vi kan med meget god effekt øve på presentasjonen et par ganger før vi holder den. Vi blir både mer trygge og ikke minst mer troverdige og overbevisende og det vil vi da gjerne.
6. Agere. Hvordan vi gjennomfører selve presentasjonen er viktig. Vi må gi samme signaler med kropp og stemme, som vi gir med innholdet og budskapet i selve presentasjonen. Hjelpemidlene vi bruker skal også være gjennomtenkte og litt øvelse før selve tidspunktet har aldri skadet.
7. Oppsummere og lære. Vi er ferdige med selve presentasjonen og har fortsatt mye å lære av den. Hva gikk bra, hva gikk mindre bra og hva kan vi ta med oss videre til neste gang. Spør gjerne en kollega om å gi deg innspill.

Denne strukturen fungerer like godt i dag som den gjorde for nesten 2500 år siden. Kommunikasjon mellom to personer er fortsatt lik, våre følelser er fortsatt like og det å bygge relasjoner foregår på stort sett samme måte.


Kilde:
http://www.retoriskinstitutt.no